效率先锋丨汉得信息马丽蓉：飞书让每个一线项目经理“能力空间”最大化

2024/09/23

效率先锋：汉得信息 HR 产品事业部 | 马丽蓉

西北姑娘马丽蓉 2011 年毕业加入汉得，现在是这家专注于企业数字化综合服务的上市公司 HR 产品事业部的业务骨干，日常工作就是和各行各业不同企业的人力资源部门打交道，提供数字化的人力资源管理解决方案。

人力资源管理专业科班毕业，比起去企业从事 HR，她更喜欢这份一直有变化，一直有挑战的工作。

两年前她解锁了新的身份，成为了一个讲究科学育儿的母亲。职场妈妈的角色，让本就较真好学的马丽蓉更加积极地拓展知识储备，激发了她更多的探索动力，“拓宽了生命边界。”

人力资源数字化的神秘魔盒

对于每一个打工人来说，人力部门是一个“这么近”又“那么远”的存在，它关乎每个人的职场生活的方方面面，但薪酬、职级、绩效等敏感信息又常常是秘而不宣的话题。

站在企业经营角度，人力资源管理也是一项专业而复杂的工作。马丽蓉介绍，不同行业、不同规模和发展阶段的企业，对人力资源数字化管理的诉求大有不同。

处于快速扩张或业务变革中的企业，如何将组织架构和岗职位体系的快速调整即时落位于数字化系统、灵活街接下游的人才发展和激励体系，以适应高速变化的业务需求；企业积极开展 HRSSC 业务，如何助力企业进行事务性的工作自动化、基础性的工作标准化、协同性的工作流程化······将 HR 从职能支持的角色中解脱出来，像经营业务一样进行运营，为员工提供更便捷、高效、友好的服务。

在降本增效成为众多企业的主旋律的当下，人效如何提升、如何核算，人力成本如何合理预算，有效管控；出海的中国企业，首要面临着海外员工的招募、人员管理、工时计算、发薪等，如何通过数字化工具来保证满足集团管理要求的同时，又能符合当地的数据保护、劳动法规。马丽蓉所在的团队，是国内头部人力资源数字化解决方案提供商，她每天的工作，就是研究如何用数字化的方案让繁杂的人力资源业务流程更高效运转。

自上而下地推动：信息没有流动到下面

作为 IT 咨询顾问，为客户解决问题的同时，马丽蓉首先要解决内部的项目管理难题。

一个团队 Leader，通常要管理很多个并行的项目。

项目经理通过项目计划表进行项目管理，但因为项目场景复杂，每个项目经理会用不同工具管理项目，有的习惯 Excel，有的用 Project，有的用汉得自研的项目管理工具“猪齿鱼”。

项目管理的颗粒度、管理幅度等细节，非常有赖于项目经理本人的经验和水平，既要适应项目本身的周期和规模，又要尽可能地降低管理成本和管理难度。

不同工具、不同模板，计划管理中的细节无法对齐，没有统一的工具去做信息的收口，团队 Leader 很难横向统计，费时费力；统计之后也很难追溯和跟踪，以及真正的落地。

再进一步，如何提炼优秀的项目管理经验共享给整个组织，让更多有潜质的人变成优秀的项目经理，也是管理者的巨大痛点。

在飞书之前，汉得也尝试过自研产品，把所有项目通过一个平台管理起来。

但项目管理与 IM 即时通讯软件，仍旧是剥离的，无法高效地把一个项目计划即时地共享给所有参与到这个项目中的成员并及时提醒。项目复盘依赖开会 review，随着项目节奏越来越快，项目进度风险难以做到实时、量化、准确的呈现和同步，带来了很多麻烦。

“信息停留在管理视角那一块，没有流动到下面。”

自下而上地创造：飞书让每个一线项目经理都有空间

在去年 10 月汉得全员引入飞书之前，马丽蓉已经是飞书的个人用户，她和她的团队已经开始小范围地使用在线文档、多维表格，通过免费的企业版进行团队协同。

“作为飞书的自来水，我们上飞书我自己是非常开心的。”

终于能亲手把迫切想解决的一些效率方面的痛点给亲手给解决掉了。这个感觉是很爽的啊！”

通过多维表格，她迅速平移了飞书一些小的场景的解决方案，做了项目管理小助手，把想要推广的项目管理工作台和项目知识空间的模板，直接发给项目经理。

马丽蓉据内部团队的项目管理需求，通过多维表格梳理出通用的项目管理工作台，并将项目计划分为 OKR 结构的三层，汉得的项目实施方法论拆解为每一个阶段里程碑 O，总览项目整体情况；再将里程碑 O 拆解为详细计划 KR，并落实到具体的 task。统一 task 清单，并与 KR 关联，实现项目计划自上而下分解、项目进度自下而上归总。通过这套模板，能够保证项目管理的颗粒度在基准线上。

随后，她和团队二次开发，建立部门层的项目监控表。通过一个机器人，定期地从每一个项目管理工作台的多维表格里面去抓数据，汇总到部门层的项目监控表，方便管理者一张看板看项目，省去了很多线下沟通和文档流转的过程。